Hallituksen muistilista
<< Takaisin
Ennen tammikuun ensimmäistä tanssituntia:
- Sopikaa ohjaajien kanssa kevään viimeisen tanssikerran ajankohta ja mahdolliset tanssitauot.
- Sopikaa hallituksen kanssa yhdistyksen vuosikokouksen päivämäärä. Vuosikokous kannattaisi pitää ennen maaliskuun puolta väliä.
- Tehkää vuosikokouksen esityslista. Käsiteltävät asiat löytyvät säännöistä kohta 11.
- Kirjoittakaa ja lähettäkää jäsenkirje, jossa on:
- kevään tanssiaikataulu (aloituspäivä, tauot, lopetuspäivä)
- tietoa tulevista tapahtumista ja muuta mukavaa
- kokouskutsu vuosikokoukseen esityslistoineen
- Sopikaa (ellei ole jo sovittu) hallituksen kokous tammi-helmikuun vaihteeseen. Kokouksessa valmistellaan vuosikokousta.
Tammikuun aikana on tehtävä:
- edellisen vuoden tilinpäätös ja tase
- edellisen vuoden toimintakertomus
- tulevan kauden toimintasuunnitelma ja
- tulevan kauden budjetti.
Tammi-helmikuun vaihteessa:
- Pitäkää vuosikokouksen valmistelukokous, jossa käydään lävitse ja hyväksytään:
- edellisen vuoden tilinpäätös ja tase. Muistakaa allekirjoitukset!
- edellisen vuoden toimintakertomus
- tulevan kauden toimintasuunnitelma ja
- tulevan kauden budjetti.
- Tarkistakaa toiminnantarkastajalle toimitettavan mapin sisältö:
- kuitit, tiliotteet, edellisen vuoden osallistujaluettelot tilinpäätös jutut pitäisi olla kunnossa, koska tilinpäätös tehty
- vuosikokouksen ja numeroidut hallituksen pöytäkirjat allekirjoituksineen
- edellisen vuoden toimintasuunnitelma ja budjetti
- ajantasaiset jäsenluettelot, jäsenkirjeet, laiteluettelot ja säännöt.
- Sopikaa, ketkä ovat valmiita jatkamaan hallituksessa ja ketkä haluavat erota.
- Toimittakaa tilinpäätösmateriaali toiminnantarkastajalle.
Viimeistään maaliskuun puolivälissä:
Vuosikokouksen jälkeen maaliskuun loppuun mennessä:
- Pitäkää uuden hallituksen järjestäytymiskokous:
- Valitkaa keskuudestanne varapuheenjohtaja.
- Valitkaa keskuudestanne tai hallituksen ulkopuolelta: sihteeri ja rahastonhoitaja.
- Huolehtikaa, että web-sivuilla on ylläpitäjä.
- Sopikaa, kuka toimii yhteyshenkilönä Suoraman työväentalon yhteyshenkilölle.
- Jos puheenjohtaja ja/tai rahastonhoitaja on vaihtunut, niin päättäkää tilinsiirto-oikeuksien siirtämisestä.
- Sopikaa seuraavan kokouksen ajankohta.
- Tarkistakaa, että Kangasalan kunnan, Kangasala Infon, Kantri.comin tapahtuma ja Web-infon sivuilla yhdistyksen tiedot ovat oikein. Hyvä tapa on esimerkiksi hakea Googlella yhdistyksen nimeä ja katsoa, mistä se löytyy ja tehdä muutosilmoitukset tarpeen mukaan.
- Jos yhdistys on saanut Kulttuuritoimelta avustusta edellisenä vuonna, niin toimittakaa vapaamuotoinen selvitys avustuksen käytöstä maaliskuun loppuun mennessä. Muistakaa allekirjoitukset!
- Jos yhdistys aikoo anoa Kulttuuritoimelta avustusta kuluvalle vuodelle, niin toimittakaa vapaamuotoinen hakemus ja täytetty hakemuslomake liitteineen Kulttuuritoimelle viimeistään maaliskuun loppuun mennessä. Muistakaa allekirjoitukset. Vapaamuotoisen selvityksen ja vapaamuotoisen hakemuksen voi yhdistää samaan dokumenttiin.
Toukokuun aikana
- Tilittäkää kevään tanssirahat.
- Maksakaa Suoraman Työväentalon vuokrat kevätkaudelta.
Ajoissa ennen syksyn tanssikertoja:
- Sopikaa ohjaajien kanssa, koska syyskauden tanssit alkavat, koska on viimeinen tanssikerta ja mitkä ovat mahdolliset tanssitauot.
- Miettikää millaiset ryhmät ja tanssivuorot ovat. Jos aiotte muuttaa aikaisempia aikatauluja, niin tarkastakaa Suoraman työväentalon yhteyshenkilöltä, sopivatko uudet ajat ja tarkistakaa, mitkä ovat vuorojen vuokrat.
- Miettikää, kannattaisiko syksyn tanssien alkamisesta laittaa ilmoitus paikallislehtiin.
- Kirjoittakaa ja lähettäkää jäsenkirje, jossa on:
- syksyn tanssiaikataulu (aloituspäivä, tauot, lopetuspäivä)
- tietoa tulevista tapahtumista ja muuta mukavaa
Marraskuussa ennen viimeistä tanssituntia:
- Sopikaa ohjaajien kanssa kevään tanssien aloitusajankohta.
Joulukuussa viimeisen tanssitunnin jälkeen:
- Tilittäkää syksyn tanssirahat.
- Maksakaa Suoraman Työväentalon vuokrat syyskaudelta.
- Tarkistakaa tammikuun alun tehtävät ja miettikää, haluatteko hoitaa niistä osan jo joulukuussa.
<< Takaisin
|